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「タイムマネジメント」上手になるために

タイトルに反し、時間活用にまだまだ改善の余地がある、奥です。
そんなニガテ意識も有り、先日「タイムマネジメント」のセミナーに行ってきました。
そこで学んだ事を中心に、時間活用の達人になるためのコツみたいなものを
共有できればと思います。
 
 
■タイムマネジメントとは ・・・ 時間の使い方を管理すること
結果として → → → 仕事の進め方・やり方を管理するという事
 
 
時間管理がうまくいけば生産性が上がり、無駄が減り、売上が上がったり
残業しなくてよくなったり、、と良い事ばかりな気がします。
が、多くの人がそれを頭では理解していてもなかなか実践出来ていないのが実情。
なぜうまくいかないか、よくある失敗から考えていきたいと思います。
 
 
タイムマネジメント ―よくある失敗5つの例―

① 仕事の優先順位がうまくつけられない

 
 これはタスクの「見える化」で改善したいですね。

 手帳やグーグルカレンダーなど、時間管理ツールを活用し当日や翌日のタスクを書き出し、
 優先順位をつけていく、という流れを習慣化。
 
 
② タスクの期限を設けているが、実作業をおこなう時間を決めていない
 
 これは自分でもよくあります。
 タスク化するまでは良いんですが、実作業にかかる時間の予想認識が甘く、
 納期が先であればあるほどいつやるか?を決めていない場合がある。

 夏休み最終日に急いで宿題をやっている小学生と同じですね。
 
 
③ 予想外や緊急の仕事に振り回される
 
 ①にも共通する事項ですが、予定(タスク)を行う時間帯をきっちり決めておけば
 急なお願いや依頼にも「~時からなら対応できます」とか、相手に対しても誠実な返事が
 出来るかもしれない。目の前の仕事に追われ続けるのは精神的にもつらいですもんね。
 
 
④ つい「時間が無い」と言い訳してしまう
 
 何かお願い事をしようとして、このセリフを返されたら「何だかな~」ですね。
 忙しいのはみんな一緒じゃワイ! と心の中で一喝され、仕事出来ない人みたいに
 思われそうでコワいですね~。と言って何でもほいほい引き受けてしまうのも考えもの。
 
 「スタンフォードの自分を変える教室」著者である心理学者ケリーマクゴニガル氏が
 言われていますが、脳には「短期モード」と「長期モード」が有って、前者は字のごとく
 緊急事態に対応する超集中モード。
 後者は逆に、他者との長期的な関係を構築しようとしたり、自分がいま取組んでいる事が 
 後々どんな成果をもたらすか考えたりするモードであると。
 あれもこれもとパニック仕事をしないためにも、重要な意思決定をする際にも
 長期モード脳を鍛える必要があると提唱されています。
 
 
⑤ 毎日仕事を終える時間(帰宅時間)を決めていない
 
 NO残業を掲げているところ以外は、ついつい居残りしてる人が多いかもしれません。
 資料の作成に時間が・・急な仕事を頼まれたから・・別に残業イヤじゃないし・・とか
 色んな理由で「毎日出たとこ勝負」みたいになってること多くないですか?
 これもセミナー行って自分も反省点でした。
 
 確かにデキる人は仕事が早い。判断が早いし、残業しない、けど結果は得ている。
 プレゼンに与えられた時間が10分なら、その「ゴールまでの時間」を逆算して
 最大限活かせるよう集中することが出来る。
 無理のナイ範囲で毎日帰る時間を決めるのは意外と重要な気がします。
 
 
タイムマネジメントがうまくいかない原因は、上記以外にもたくさんありそうですが、
問題意識をもちながら上手に活用している企業もあるようで。
 
 
> トリンプインターナショナルの「がんばるタイム」

吉越元社長が導入した「がんばるタイム」は毎日12:30~14:30の2時間

電話やコピー、私語、席を離れるといった事を全面禁止し、自分だけの集中タイムを
設ける改革をした。導入してからというもの、同社はずっと増収増益を続け、
他にも「早朝会議」などの制度をつくり社員の働きやすさと生産性の向上、
どちらの改善にも成功した話しは有名ですね。
 
 
> アマゾンジャパンの「5行メール」
 
これは社内ルールという訳ではないようですが、質問や依頼に関わるメールは
5行以内におさめる、というもの。相手のレスポンスを早めたいという発想の元、
「あの件は~と認識していますが合ってますか?」 → 「Yes」
のように、相手が答えやすいよう「仮説」を示し、Yes or No を素早く引き出すというもの。
無駄な文章は減りそうですが、その分研ぎ澄ました内容でないと、相手にきちんと
理解してもらえないため訓練が必要かもしれません。
常にこれが素早く出来れば自分も、相手にもお互いメリットが生まれるという点で
とても良いルールですね。
 
 
> 日本食研の「社内恋愛大推奨」
 
これはタイムマネジメントと関係あるのか?と突っ込まれそうですが、
「仕事が忙しくて出会いの時間も無い」、という言い訳すらさせないよう
逃げ道をふさいでいるとも考えられる(完全に深読みですが)。
要は仕事もメリハリつけてプライベートもしっかり楽しんでね、という
愛情ならではと思いますが、社内に通達しているのが面白いですね。
 
 
いかがでしょうか。皆さん「タイムマネジメント」うまくいってますか?
自分もまだまだ改善中ですが、メリハリつけて良い仕事していきたいなと思います。
何でも予定立てないと進まない、という基本的なことを再確認。。
 
 
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