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今さら聞けないWeb会議・テレビ会議のメリット・特徴など

今さら聞けないWeb会議・テレビ会議のメリット・特徴などここまで手軽にできるようになった!「Web会議・テレビ会議」
「テレビ会議」と聞いて、どんなイメージを思い浮かべますか? ひと昔前までは、専用の機器やシステムが必要で、準備がとても大変でした。テレビ会議=たまにしかやらない特別なもの、というイメージの方も多いのではないでしょうか。

しかし今では、色々なビデオチャットツールが登場したおかげで、高価な機器やシステムがなくても誰でも手軽に、しかも無料で、テレビ会議が行えるようになりました。

今さら聞けないWeb会議・テレビ会議のメリット・特徴など

Web会議・テレビ会議のメリットは?

「顔を見て話ができる」というのは、コミュニケーション上の大きなメリットです。

皆さんも「ずっと電話やメールでやり取りしていた人が、実際に会ったら印象がまったく変わった」という経験があるのではないでしょうか。メールや電話では伝わりきれない、その人の「空気感」が分かるのは、顔を見てコミュニケーションすればこそです。

最近では、クラウドソーシングなど「インターネット上ですべて完結できる仕事」も増えてきましたが、信頼関係を作るために「最初にWeb会議で顔合わせ」をすることも多いようです。

また、最近のビデオチャットは「画面共有機能」があるのも便利です。

昔のテレビ会議では、会議資料を共有するためには事前にデータを送って手元に用意してもらうことが必要でした。しかし画面共有機能を使えば、自分が見ているPCの画面をそのまま相手も見ることができるので、プレゼン資料の共有がカンタンなほかにも、PCのソフトウェアの操作方法を説明する、といったことにも便利です。

それでは、Web会議・テレビ会議に使えるビデオチャットツールの中から、代表的な5つをご紹介しましょう。

1. Skype

Skype
Skype

「インターネットを使った通話アプリ」のイメージが強いSkypeですが、ビデオチャットもできます。利用にあらかじめ「Skype ID」を用意する必要があるのがちょっと手間かも。ただ、老舗のアプリなので、誰とでも会議が行いやすいのがメリットです。

2. appear.in

appear.in
appear.in

主催者が会員登録してルームを作り、参加者にルームのURLを共有するだけで手軽に会議が行えます。参加者側で準備が必要ないので、相手がPCの操作が苦手でも参加してもらいやすいのがメリットです。

3. Zoom(ズーム)

Zoom(ズーム)
Zoom(ズーム)

なんと最大で50人まで、同時に会議に参加ができます。あらかじめソフトをダウンロードしておく必要がありますが、会議という使い方だけでなく、勉強会やセミナーの開催にも使えたりします。

4. Googleハングアウト

Googleハングアウト
ビデオチャットが自動で録画され、終了後にYouTubeへ自動でアップロードすることができます。もちろん、アップロードさせないこともできますし、公開/非公開は事前に設定可能なので、会議に参加ができなかった人へもYouTubeの限定公開リンクを知らせるだけで、簡単に動画を共有することができます。

5. Chatwork

Chatwork
Chatwork

純国産のチャットツール。通常業務のコミュニケーションをChatworkで行っていれば、ツールを変えずその流れのまま会議ができるのが便利です。ChatworkのIDが必要なので、会社内のチームミーティングに向きです。

意外とみんなやっていない、Web会議・テレビ会議のコツ

どのツールを使っていても、Web会議・テレビ会議でよく耳にするのが「結局、なんだか話しづらい」「やっぱり直に会って話す方がいい」という声です。しかし、意外とみんながやっていない「ちょっとしたコツ」で、とても話しやすくすることができます。

1. ヘッドセットを付けてしゃべる

ノートPC内蔵のマイク・スピーカーでももちろんできないことはありませんが、ヘッドセットを付けるだけで、相手の声の聞き取りやすさ・自分の声の届けやすさが劇的に良くなります。

ヘッドセットは高価なものを買う必要はなく、1,000円くらいのものでも十分に効果を発揮します。

特に仕事の場合、スムーズにコミュニケーションできるかどうかで印象がだいぶ変わりますので、仕事でWeb会議・テレビ会議をする機会がある方は、ぜひ準備しておきましょう。

2. 自分のノートPCを持って集まる

特に仕事でやってしまいがちなのが、「会議室に1台だけPCを用意して、複数人で囲む」というもの。確かに会議をしているっぽくはなるのですが、これでは一人一人の顔が見えませんし、誰がしゃべっているのか、とても聞き取りづらくなってしまいます。

各自が自分のノートPCを持って集まれば、誰が話しているかは一目瞭然。もし音がハウンリングしてしまう場合には、上記のようにヘッドセットを使いましょう。

3. 相づちをうつ

リアルのプレゼンでもそうですが、聞いている人から反応がないと、話しにくいもの。Web会議・テレビ会議だと相手が画面の中なので、なおさら反応が分かりにくくなります。一方通行にならないよう、ちゃんとリアクションをしましょう。

ポイントは「声以外のリアクションもあり」だということ。特に複数人でWeb会議・テレビ会議を行っているとき、みんなが「うんうん。なるほど。」と一斉に声をだしら、それはそれでやりづらくなってしまいます。

カメラに向かって少し大きめにうなづいてみせる、文字チャットの方に「なるほど」と打つなど、声以外のリアクションも取り入れてみましょう。

4. カメラの位置を確認する

特にノートPCに内蔵されたカメラの場合、「自分がどのように映っているか」も確認しましょう。「相手から見たら、おでこしか映っていない」なんてことが意外とあります。

画面の中央に自分の顔が表示されるように、カメラの角度や座る位置を調整しましょう。

まとめ

Web会議・テレビ会議に使えるビデオチャットツールはいろいろありますが、使ってみると、どれも「あ、こんなにカンタンにつかえるんだ!」とビックリします。

そして、リアルに会えなくてもちょっとしたコツで、会議をスムーズに進めることができます。Web会議・ビデオ会議を活用して、時間や場所にとらわれず、ビジネスの効率性を上げていきましょう。

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