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プロジェクトを成功に結びつけるWBS(プロジェクト計画表)とは?メリット・デメリット、ツールの紹介まで

大規模なサイト制作を行う場合、納期に合わせてプロジェクトを進行するための「進捗管理」が重要になります。また、サイト規模が大きくなればなるほど関係者は増え、タスクの数や種類も増加するため、「誰が何をいつまでにするか」といった事項も明確化する必要があります。

そこで今回は、クライアントと制作会社のやり取りを円滑化するためにも、双方のスケジュールやタスクを可視化できる「WBS」について解説します。

プロジェクトを成功に結びつけるWBS(プロジェクト計画表)とは?

WBSとは

WBS(Work Breakdown Structure:作業分解構成図)とは、プロジェクト全体の作業を細かく分解した構成図のことです。プロジェクトに取りかかる前に作成すべきもので、実質的に最初の作業でありながら、最も重要かつ難しい作業でもあります。

WBSは簡単に言えば料理のレシピのようなもので、想定する完成物を仕上げるために必要な工程を順に記載していきます。それに加え、作業にどのくらいの時間(工数)がかかるのか、誰が担当するのかといった要件も明確にします。

WBS作成時に抽出したタスクの精度が低い場合、プロジェクト進行中にやるべきことの抜けや不足が発生してスケジュールが遅れてしまう可能性もあります。そのため、複数の関係者でタスクに抜け漏れがないか話し合いながら作成すべきでしょう。しかし、あまりに身構えすぎてWBSの作成に時間をかけすぎると、プロジェクトを進行させることができません。多少の抜け漏れがあっても後から修正が効くというくらい、余裕を持って進めていくことをおすすめします。

WBSのメリット

プロジェクトを成功させるために重要なWBS。そのメリットはどのような点にあるのでしょうか。具体的に見ていきましょう。

タスクを明確化できる

WBSは階層構造で作られるので、トップダウン式にタスクを洗い出すことができます。

様々なタスクを無造作に抽出していくのではなく、順を追って整理しながらタスクを抽出できるので、抜け漏れの発生リスクを抑えることが可能。WBSを展開すれば誰がどのような作業をしなければならないかが明確化されるので、作業の漏れによる進行の圧迫を防ぐことにも有効です。

スケジュールが組める

タスクを洗い出したのちは、それらをガントチャートにすることで効率的なスケジュールを組むことができます。また、スケジュールを組んだ後にクリティカルパスを確認すると、事前に無理のある行程が分かります。納期までのスケジュールに無理が生じていた場合は、可能であればクライアントや関係者に理由を共有し、ガントチャートを組み直すとよいでしょう。

そうすることで、より確実に良い成果物を仕上げることができるはずです。

役割分担できる

タスクを分解すれば、どの作業を誰が担当するかという役割を割り当てることが可能になります。「できる人がやろう」「皆でやっていこう」といったスタンスでは、責任の所在があいまいになってしまいスケジュールに遅延が発生するリスクが高まります。同時並行で行えるタスクは別の担当者を割り当てることで、作業工程を圧縮することもできます。

担当者救を厳密にスケジュール化するためにも、WBSには具体的な担当者名を書くべきです。

工数が見積れる

1ページ物のランディングページなどであれば、タスクを分解せずともおおよその工数が見積れるかもしれません。しかし、タスクの多い大規模サイトであれば、何にどれだけ工数が発生するか感覚的に分からないでしょう。また、そのような状態で工数を見積もると、どんぶり勘定のため誤差が大きくなり後々負担になる可能性もあります。

WBSでタスクを厳密に抽出すれば、それぞれの工程にかかる工数を分割して計算することができます。各タスクの工数を積み上げることで、正確な工数が見積れるようになるのです。

進捗管理ができる

下位タスクの進捗状況によって上位タスクの現状が分かるといったように、進捗管理ができるようになります。WBSでタスクを分解すれば、どのタスクに遅れが発生しているかが明確になるため、リソースを集中させるなど早期に対応策を講じることが可能になります。

作業の目的が明確になる

「ECサイトを作る」という説明だけでは、関係者はどのようなサイトになるのかイメージすることが困難です。しかし、WBSでタスクを分解し、どのような工程が発生するかを把握できるようにすることで、どのような機能を持ったサイトが完成するかを具体的に把握することが可能になります。

WBSはタスクを洗い出すだけでなく、プロジェクトの目的を明確化する上でも重要な役割を果たすのです。

WBSのデメリット

一方、WBSにはデメリットも存在します。WBSを用いる際は、どのような点に注意してプロジェクトを進行しなければならないのでしょうか。

タスクの相互依存関係が見えづらい

WBSで作成するガントチャートは、納期に合わせてスケジューリングしたタスクを担当者名とともに網羅するケースが多いです。

それを開発メンバーに共有すると、自分の担当部分とその締め切りだけを確認することになります。それではタスクの相互依存関係が見えづらく、プロジェクトを進行するうちに「Aさんのタスクが完了していなければ、自分のタスクに着手できない」「Bさんの情報をもらわなければタスクが進まない」といった事態が発生しかねません。これでは、スケジュールに大幅な遅れが発生し納期に間に合わなくなってしまうでしょう。

そのため、WBSを作成する際はタスクの相互依存関係まで洗い出し、進行の順番や連携すべき部分をあらかじめ明確にしておくことをおすすめします。

締め切り直前に着手されやすい

WBSのデメリットとして、担当者がいわゆる「学生症候群」に陥ってしまう傾向にあることがあげられます。

学生症候群とは、時間に余裕があればあるほど作業を開始するタイミングを遅らせてしまう心理的行動特性のことです。どれだけ余裕を持ったスケジュールを組んでいても、担当者が締め切り直前にならないとタスクに着手しないのであれば、納期が後ろ倒しになるリスクと常に隣り合わせになってしまいます。

そのため、プロジェクトマネージャーやディレクターが音頭を取り、進捗管理を正しく行うことが重要になります。

WBSが作れるおすすめツール

WBSはExcelなどを用いて自力で作ることもできますが、ツールを利用した方が効率的に作成することができます。ここからは、WBSが作成できるオススメツールを紹介します。

Excel Apps

ExcelのWBSテンプレートです。WBSとタスク情報を入力することで、ガントチャートが作成できます。月、週、日などのスケジュールのスケールを変更することができ、進捗を表すイナズマ線を描画することも可能です。
Excel Apps https://exl-apps.jimdo.com

Edrwa

WBSやマインドマップ、フローチャート、組織図などが描画できる作図ソフトです。様々なバリエーションのテンプレートが用意されており、無料体験もできます。
Edrwa https://www.edrawsoft.com/jp

Brabio!

最大5名まで利用できる無料ガントチャートツールです。初心者専用のクラウドツールで、Excelより10倍速い作業速度を売りとしています。簡単にチャートを作成できるので、まずはこのツールから試してみるのもいいかもしれません。
Brabio! https://brabio.jp

まとめ

作業範囲や担当者があいまいなまま開発が進むと、進捗状況が分かりづらくなり、作業も特定の人に集中しやすくなってしまいます。納期内にスケジュール通り工程を進めていくためにも、とくに規模の大きいサイト制作の場合はWBSを必ず作成しましょう。

一度作成してしまえば、新規プロジェクトで過去のデータを流用することも可能です。タスクを細かく洗い出し、誰もが分かりやすいWBSの作成を心がけてみてください。

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