Webサイトを運用するためには、日々課題を改善する必要があります。しかしリニューアルや大幅な改善なのでコストがかかる施策も多いため、実施するためには決裁者である上司を「提案書」を用いて説得しなければなりません。

では、ひいき目や社内政治にも負けない説得力のある提案書はどのようにして作ればいいのでしょうか？

提案書はCTPTを意識して作成する

説得力のある提案書にするためには、何よりも内容がロジカルであることが重要です。その際「CTPT」というフレームワークで考えると、「なぜやるのか、何をしたいのか、どうやってやるのか」というのを整理することができます。

CTPTとは次の4つの視点の頭文字になります。

• C：コンセプト
  　提案の目的と背景
• T：ターゲット
  　提案のターゲットは誰か
• P：プロセス
  　提案をどのように実行するのか
• T：ツール
  　提案を実行するために必要なツール

説得力のある提案書を作成するには、必ず事前にCTPTを書き出して整理してから資料を作り始めることをおすすめします。

提案書を作るための5つのステップ

提案書は「ストーリー」と「デザイン」で構成されます。いくらデザインが美しくても、ストーリーが不明瞭であれば説得力は生まれません。一方ストーリーが完璧でも、デザインがごちゃごちゃして見づらいと目を通してもらえなくなる可能性もあります。まずはしっかりとストーリーを作り上げて、読みやすいデザインに落とし込みましょう。

次の5つのステップに沿って提案書を作成すれば、誰でも分かりやすく説得力のある提案書を作成することができます。

WEBサイトの課題を整理する

まず初めに、現状の課題を整理して示します。提案とは問題・課題を解決するために行うので、ここが曖昧であれば上司に「何もしなくていいじゃないか」と思われてしまうでしょう。 

また、課題はデータを用いて示すことで危機感を共有できます。データの粒度は上司のタイプによって使い分けることをおすすめします。部署直属の上司や、リテラシーが高くデータを重視する上司であれば、Googleアナリティクスなどの詳細なデータを提示した方が理解を得られます。部署外の上司や経営者といったような、専門的な知識を有していないタイプの上司であれば、細かいデータを示すよりも重要なデータを抜き出して分かりやすく提示する方が理解してもらいやすいです。ターゲットに合わせて課題の共有方法も検討しましょう。

課題の解決策を提示する

示した課題を解決するための施策を提示します。ツールを導入したり、サイトをリニューアルしたり、アプリを作成したり、新しい人員を採用したりなど、様々な解決策が考えられると思いますが、費用対効果がよく現実的な解決策を1つ選び取りましょう。 

コストがかかりすぎたり、コストがかかるのにわずかな改善幅しかいこまれなかったりするような非現実的な施策は、提案しても却下される可能性が高いです。考えうる限りの施策を検討し、その中から最も優れた改善施策を自信を持って提案しましょう。

改善やリニューアルの「予算とスケジュール」を示す

示した課題を解決するための施策を提示します。ツールを導入したり、サイトをリニューアルしたり、アプリを作成したり、新しい人員を採用したりなど、様々な解決策が考えられると思いますが、費用対効果がよく現実的な解決策を1つ選び取りましょう。 

コストがかかりすぎたり、コストがかかるのにわずかな改善幅しかいこまれなかったりするような非現実的な施策は、提案しても却下される可能性が高いです。考えうる限りの施策を検討し、その中から最も優れた改善施策を自信を持って提案しましょう。

考えられるデメリットや留意点をあげる

提案段階で想定されるデメリットや留意点があれば、提案書内にしっかりと記載しておきましょう。デメリットを書くことで却下されるかもと不安になるかもしれませんが、導入後に想定と違った状態になり評価を下げることになる方がダメージは大きいはずです。 

また、地に足がついた現実的な提案であるという印象を与えることもできます。考えうるリスクは事前に洗い出して、提案書内に盛り込みましょう。

デザインを整える

ストーリーができあがったら、パワーポイントなどで提案書のデザインを作成していきます。
パワーポイントで資料を作成する場合は、以下の点に注意して作成してみてください。そうすることで、見やすく洗練された印象のデザインに仕上げることができます。 

• 1ページ内に情報をつめすぎず、余白（マージン）を作る
• 1ページ内で色は多用せず、3色以内におさめる
• グラフやアイコンなどビジュアルを盛り込み、直感的に理解できるようにする
• テキストの黒は黒に近いグレーにすると威圧感が減り読みやすくなる
• 強調したいテキストは文字色を変えたりマーカーを引いたりして目立たせる
• 会社やサービスのイメージカラーをベースにすると印象が良くなる

まとめ

いかがでしたか？

いずれも提案書はWEBサイトの改善やリニューアルにおけるファーストステップです。
組織体制のある企業では提案書が通らなければ、何も改善することができなくなってしまいます。サイトやシステムを成長させるためにも、現状の課題を整理して改善施策を提示し、説得力のある提案書を作って上司に納得してもらいましょう。

サイトやシステムの改善業務はWeb担当者にとって最も重要な仕事の一つです。サイトやシステムの改善は、利益を伸ばして企業を大きく成長させることにもつながります。今回紹介した5つのステップを参考に、ビジネスを飛躍させるファーストステップとして提案書を作成してみてください。