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マルチタスクを管理し、作業効率を格段にアップさせる5つの方法。

マルチタスクを管理し、作業効率を格段にアップさせる5つの方法。ビジネスのスピードはどんどん早くなり、身の回りには情報が溢れ、とても忙しい現代のビジネスパーソン。効率的に仕事を進めていくためには、どうしたら良いでしょうか?最近では、マインドフルネスというコトバも話題になりましたが、「目の前のタスクに集中する」ことが大切だと言われています。

でも実際は、「自分のペースで、自分のことだけやっていれば良い」という仕事はほとんどないのではないでしょうか。とくに小企業のWEB担当者は、分業化が進んでいる大企業とは違い、常に「一人で複数のタスクをこなす」ことが求められます。

だからこそ、「自分でタスクを管理」して「目の前のタスクに集中する環境を、自分で作り出す」ことが必要だとも言えます。今回は、目の前のタスクに集中して作業効率を上げるための方法を、5つご紹介します。

マルチタスクを管理し、作業効率を格段にアップさせる5つの方法。

1. スマホ、PCの通知はオフにする ※「お休みモード」を活用すると簡単

メールの着信やアプリの更新など、PCやスマホからの通知は意外と集中の妨げになるもの。思い切って、すべての通知をオフにしてみましょう。

ただし「オフィスにいるときは通知をオフにしたいけど、外出中はオンにしておきたい」というような場合、そのたびに通知のひとつひとつをオン/オフしていたら大変です。そんなときは「お休みモード」を活用すると便利。例えばWindowsなら「非通知モード」、iOSなら「おやすみモード」にすることで、通知のオン/オフを一括で切り替えることができます。

2. メールやチャットは「確認タイム」を設ける

通知を切っておいたとしても、仕事のメールやチャットを無視していいわけではないですよね。メールやチャットは、「1日の中で、この時間にだけ確認する」という、確認タイムを設けましょう。例えば、

  1. 出社して少し落ち着いた後の10時
  2. お昼休みから戻って眠くなりがちなの14時
  3. そろそろラストスパートをかけていく17時

…というように、2~3時間おきに確認するだけでも十分に仕事の状況はキャッチアップできます。でももし、本当に急ぎの仕事があった場合は?そのときは、相手が直接声を掛けてくれたり電話が掛かってきたりするので、意外と大丈夫なものです。

3. メモは一箇所にまとめる

仕事でメモを取るシーンは多々あると思いますが、「あれ~…さっきのメモどこへやったっけ…」という経験は皆さんあるのではないでしょうか。メモを探し回って時間を取られてしまうことほど、ムダなものはありません。メモの置き場所は、1か所にまとめておきましょう。

例えばデータなら、「ひとつだけフォルダを決めて、すべてのデータをそこに置いておく」「EvernoteやDropboxなど、特定のアプリにすべてのデータを集約する」などしてみましょう。

アナログな紙のメモなら、「クリアフォルダ」を活用すると便利。紙は大きさがバラバラなことも多いので、大きさが揃って整えやすくなりますし、小さなメモも無くすことがなくなります。

4. スケジュールをブロックする
※予定だけではなく作業も入れる。

Googleカレンダーやグループウェアなど、会社のメンバーでスケジュールを共有している人も多いでしょう。スケジュールというと、例えば「会議」「来客」「外出」といった予定だけを入れている人も多いのではないでしょうか?でも、スケジュールの活用の仕方はそれだけではありません。

絶対にやらねばならないタスクがある場合、「提案資料作成タイム」「実績数字取りまとめタイム」など、スケジュールに作業予定を入れて、「その時間はその作業だけをやる」ことに集中しましょう。他のメンバーに対しても「自分はいま、集中してこの仕事をする時間です」というのをアピールできるので、割り込みタスクの予防にもなります。

5. 作業中のタスクを見えるところに掲示しておく

とは言え、会社で仕事をしている限り、割り込みタスクの発生を100%防ぐことはできません。割り込みとまではいかなくとも、上司や同僚に「あの仕事、どうなってる?」「ちょっとこれ、教えてもらってもいい?」ということは、よくありますよね。

仕事を中断されたときに意外と起こりがちなのが「あれ、さっきまで何やってたんだっけ?」という状況です。思い出すのに時間がかかるだけでなく、下手をすると別のタスクに目が留まってしまい、さっきと違うことを始めてしまったりしかねません。

中断からすぐに元の仕事に戻れるよう、何かのタスクをやり始めたときには「現在、〇〇のタスクを作業中」とフセンに書き出して、PCのディスプレイに貼っておきましょう。これだけで、元のタスクに戻りやすくなります。

まとめ

目の前のタスクに集中して、というとついつい「どのタスク管理ツールを使ったら良いのか?」「何かよい仕事術はないか?」という方向に行ってしまいがちです。一方で、今回ご紹介した方法はどれも手軽に実行できるモノばかりです。

ひとつひとつの効果は、1日の中で言えばほんの数分程度のものかも知れません。しかし「塵も積もれば」で、1年後には大きな差になっているはずです。難しく考えすぎずに、できることからコツコツと習慣にしていきましょう。

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