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WEBサイトのリニューアルを成功させるRFP(提案依頼書)作成のコツ・方法。

WEBサイトのリニューアルを成功させるRFP(提案依頼書)作成のコツ・方法。Webサイトをリニューアルするに際して、制作会社やシステム開発会社に仕事を依頼するために、Web担当者が条件などの内容をまとめた「RFP(提案依頼書)」を作成します。
RFPは制作・開発会社が提案書を作成するためだけではなく、自社内の関係者と要件の認識を共有するためにも使われる重要な資料です。

今回は、リニューアルを成功させるために押さえておきたい、RFPの目的と作り方について解説いたします。

WEBサイトのリニューアルを成功させるRFP(提案依頼書)作成のコツ・方法。

WEBサイトのリニューアルを成功させるRFP(提案依頼書)作成のコツ・方法。

RFP(提案依頼書)を作成する目的とは

RFP(提案依頼書)とは、Request For Proposalの略語。発注側がどのような条件で制作・開発してほしいかをまとめて作成する資料です。
なぜお金を払う側が資料を作成しなければならないのか、と疑問に思われる方もいるかもしれませんが、「イメージ通りの提案・成果物を作成してもらうため」には一番の近道になるのです。
まずは、RFPを作成する目的を見ていきましょう。

1. 制作・開発会社と要件を握り提案の評価基準とする

Webサイトのリニューアルは、制作・開発会社の協力なくしては実行できません。
どの会社に発注するかを決める際や、すでに発注先が決まっている場合でも、提案してもらうためにRFPを元にしてリニューアルの目的や条件といった要件を把握してもらう必要があります。
口頭で条件を伝えると、認識に齟齬が生まれたり伝え漏れが発生してしまったりして、想定通りの提案があがってこない可能性が高まります。
とくに、複数の制作・開発会社から提案をもらいコンペを開催する場合は、同一の条件の元で提案してもらわないと正しい判断を下せなくなってしまいます。RFPを評価基準とすることで、条件を満たしているかを効率的に判断できるので、選定コストの削減にもつながります。
また、要件の抜け漏れから発生する追加改修を防ぎ、予算オーバーを回避することもできます。

2. 社内の責任者・関係者とリニューアルの認識を共有する

Web担当者が主導してリニューアルを進行していたものの、役員など発言権の強い人から「イメージと違う、作り直して」とちゃぶ台返しをくらう、というケースは多々あります。
そうなると、リリース日に間に合わなくなってしまう可能性もありますし、追加コストを再稟議にかけてスケジュールを組みなおして…と出戻り作業が大量に発生してしまいます。
このような悲劇を避けるためにも、RFPは有効です。対象サイトの関係者や責任者、場合によっては役員と、事前にリニューアルの目的と条件の認識を共有。RFPとしてエビデンスを残すことで、言った言わないのトラブルを防ぐことにもなります。
また、要件をまとめるに際して営業やサイト運用に携わる現場社員の声を聞くことで、Web担当者が想定していなかった要望の発見につながることもあるでしょう。
リニューアルを成功させるためには、協力会社との調整だけでなく社内の根回しも重要です。RFPを有効活用して、社内関係者とのイメージと認識をすり合わせましょう。

3.予算調整・稟議書のベースにする

Webサイトのリニューアルには、それ相応の大きな予算が必要になります。
事前に社内で認識共有したRFPを元に制作・開発会社から見積もりをもらえば、「これらを実行するためには、これだけの予算が必要です」と社内で予算調整することが可能です。
あらかじめリニューアルにかけられる予算が決まっている場合は、「この予算内で収めるためには、これらの機能を削る必要があります」と伝えることで、追加予算をかけるかどうかの調整ができます。
また、稟議書を作成する際はRFPを参考資料として添付することで、承認も得られやすくなるでしょう。

RFP(提案依頼書)を作るための3つのステップ

RFP(提案依頼書)を作るための3つのステップ制作・開発会社から社内まで、共通の認識でリニューアルを達成するために重要なRFP。
イメージ通りの成果物にするためにも、認識の齟齬から生まれる修正や出戻りを防ぐためにも、RFPには必要な情報を抜け漏れなく記載する必要があります。
では、具体的にどのような点に注意して作成すればよいのでしょうか?

1.プロジェクト名を決定する

まずは「〇〇フルリニューアルプロジェクト」といったように、プロジェクト名を決めてRFPに記載しましょう。
制作・開発会社は複数の案件を同時に進行しているため、案件の取り違えを防ぐためにも有効です。また、社内でも呼び方を統一することで団結力が増し、プロジェクトへの意識が高まる効果もあります。
サイト名や企業名にレギュレーションが決まっている場合も、ここで認識を合わせておくことで誤表記を未然に防ぐことができます。

2.提案に必要な項目・情報を抜け漏れなく記載する

提案に必要な項目と情報は、抜け漏れなく記載してください。RFPに記載すべき項目は以下があげられます。

目的

既存機能を改善することでコンバージョン率を改善する、UI・UXを改善してユーザビリティを高めるなど、「何のためにリニューアルを行うのか?」が分かるように、今回の制作・開発の目的を記載します。
また、ECサイトなのかコーポレートサイトなのか、サイトの種類を記載することで制作・開発会社は必要機能を想定することができます。

現状の課題

現状、サイトにどのような課題を抱えているかを具体的に記載します。入力フォームの入力必須項目が多くコンバージョン到達率が低い、サイト更新のためにHTML編集の必要があり工数がかかっている、といったように、どこに何の課題・不満を抱えているかを記載することで、専門的な立場からのより良い改善提案を引き出すことができます。
その際、アナリティクスのデータを用いて課題を共有すると、よりイメージがしやすくなるでしょう。
課題についてはWeb担当者だけでなく、営業や運用に携わる現場の社員からも意見を集めることをおすすめします。データ上では見えてこない、それぞれの立場ならではの課題感が見えてくるはずです。

予算規模

厳密ではなくてもいいので、おおよその予算規模を記載します。
デザイン制作やシステム開発は、予算規模によってできることが大きく変わってきます。ツールを入れる場合も、予算に応じたものを選定してもらう必要があります。せっかく提案を受けたのに、非現実的な予算感でもう一度提案し直してもらう、ということを避けるためにもざっくりと記載しておきましょう。
なお、予算を記載することで提案に制限がかかってほしくない場合は、予算は柔軟に検討できる旨を明記することをおすすめします。場合によっては、予算規模ごとに松竹梅の提案をもらうことで、予算と必要な機能の兼ね合いを見ながら予算調整がしやすくなるでしょう。

スケジュール

提案日、選定期日、リリース日など、各フェーズに沿ってスケジュールを記載します。
制作・開発会社がプロジェクトに関わる人材のリソースを押さえるためにも、スケジュールは重要になります。また、スケジュールによってはできることが限られてくる場合があるので、その前提で提案を検討してもらえるようになります。
リリース日(納期)が厳密に決まっていない場合は、「〇月頃予定 ※変更も可」と記載しておきましょう。作業期間はできるだけ長い方が質の高い成果物を仕上げやすいため、要件に適したスケジュールを制作・開発会社から提示してもらえるでしょう。

提案の範囲

デザイン・コーディング、システム開発・組込み、保守・運用と、サイト制作には多くの工程が存在します。どこまで協力してほしいのか提案の範囲を記載することで、正確な提案・見積を実施してもらえることになります。

システム要件

現状使用しているサーバ環境や開発言語など、システム要件は可能な限り詳細に記載しておきましょう。開発環境によって利用できるシステムが異なるので、制作・開発会社にとって重要な情報となります。

3.不明点・相談点をリストアップする

不明点や相談したい点があれば、リストアップして記載します。
どこまでが実現可能なのか、予算に応じて実現方法を変えられるのかなど、専門知識がなければ見えてきづらい情報があるかと思います。RFPに記載しておくことで、建設的なディスカッションができ、より良い提案をしてもらえることになるでしょう。

まとめ

リニューアルを成功させるためには、RFPの作成が欠かせません。
目的と記載すべき内容を把握して、社内関係者とも調整の上、抜け漏れがないように要件をまとめていきましょう。
はじめてリニューアルに携わるWeb担当者の方は、作成に手間取ってしまうこともあるかもしれません。しかし、最初から完璧なものを目指さなくても大丈夫です。制作・開発会社に、どのような情報が必要かを質問するなど、専門家の協力を得ながらRFPを作成していきましょう。
RFPは社内調整にも役立ちます。責任者や関係者との目線合わせをして、無駄な出戻りを発生させないためにも、RFPをエビデンスとして残しておきましょう。

リニューアルやサイト改善を実施するには、念入りな社内調整や根回しが必要です。説得力のある提案を実現するために、効果的な提案書の作成方法もまとめていますので、合わせて参考にしていただけると幸いです。

社内政治に負けない、WEBサイト改善における効果的な提案書の作り方
https://www.unionnet.jp/knowledge/proposal/

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この記事を書いた人

山岡リホ / 転職サイトのWebディレクターを約5年間経験し、現在はキャリアに関するコラムを中心に執筆しているフリーライターです。旅行とグルメが大好き。夫婦でフリーライターやってます。

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